Muhasebe fişinden Bs-Ba bilgileri girişi

Muhasebe Bürolarına yönelik V12 serisi programlarımızda daha önceden duyurusunu yapmış olduğumuz Bs-Ba formlarının bilgi girişlerine ait düzenlemeler tamamlanmıştır. Bu amaçla muhasebe fişleri ekranına MUHASEBE_FIS_DETAYLARI tablosu eklenmiştir. Böylece ticari bölümü kullanmak istemeyen, ancak fişe bir takım ticari bilgileri yazmak isteyen kullanıcılarımız bilgilerini bu tabloya ekleyebileceklerdir. Bu tablonun kayıtları, muhasebe fişleri ile bağlantılı olacak şekilde oluşturulabilecektir.

Bu düzenleme için nasıl bir yol izlenmelidir.

Öncelikle Muhasebe fişlerine eklenen “Evrak detayı” başlıklı kolon fiş ekranında aktif hale getirilmelidir. Bunun için ekranın üst bölümünde yer alan "Ekran dizaynı" butonunun çalıştırılıp açılacak ekranın Table1 bölümüne ait kolonlardan “Evrak detayı” başlığının görülebilir, kullanılabilir olarak işaretlenmesi ve kolon genişliğinin ne kadar olacağının girilerek kayıt edilmesi yeterli olacaktır. Bu kolonda kullanıcılarımız F10 tuşuna basarak, evrak ve Bs-Ba için gerekli olan bilgileri girecekleri ekrana ulaşacaklardır. Aynı ekrana Ctrl+Z tuşlarına basılarak da ulaşılabilmesi mümkündür. Bu ekranda evrak seri ve sıra numarası girildikten sonra Bs-Ba için gerekli olan cari bilgileri her defasında manuel girilebileceği gibi cari tanıtım kartına kayıt edilerek seçilebilmesi de mümkündür.
Ticari programlarımızla entegre çalışmayan kullanıcılarımız eski muhasebe fişleri üzerinde evrak detaylarını nasıl gireceklerdir.
Kullanıcılarımız için muhasebe fişinin hangi evraka ilişkin düzenlendiğinin herhangi bir önemi yoksa bu ekrandan sadece Bs-Ba formları için gereken bilgilerin tanımlanması yapılabilecektir. Muhasebe fişimizin klasik satış faturasına istinaden oluşturulduğunu ve fişimizde 600, 391 ve 120’li hesapların kullanıldığını varsayalım. Muhasebe fişimizde bu hesapların satır sıralamasının da 600,391 ve 120 şeklinde olduğunu düşünelim. Bu durumda kullanıcılarımız 600’lü hesap satırında, CTRL+Z tuşlarına veya “evrak bilgileri” kolonunda F10 tuşuna basarak “fiş evrak detayı” ekranına ulaşmalıdır. Buradan gerekli olan evrak bilgileri girilir. Bu aşamada Bs-Ba’ya konu tutar alanı 600 hesabın değeri olarak otomatik atanacaktır. Girişler tamamlandıktan sonra muhasebe fişi tekrar kayıt edilmelidir. Bu durumda 391 ve 120’li hesaplara herhangi bir detay girilmediğinden evraka bağlanmamış olur.
Eğer ki kullanıcılarımız muhasebe fişinin bütününün hangi evrağa istinaden kesildiğinin bilgisini görmek ve ilerleyen süreçte eklenmesi olası raporlarda verilerini daha sağlıklı incelemek isterlerse, muhasebe fişinin her satırına evrak genel bilgilerini girmeleri gerekecektir. Yani yukarıda belirtmiş olduğumuz örnek satış faturasına ait muhasebe fişindeki 600, 391 ve 120’li hesaplar için evrak genel bilgileri tek tek girilecektir. Bu durumda kullanıcılarımızın yapması gereken, 600’lü hesap satırında CTRL+Z tuşlarına veya “evrak bilgileri” kolonunda F10 tuşuna basıp “fiş evrak detayı” ekranına ulaşması ve evrak genel bilgilerini girmesidir. Daha sonrasında 391 ve 120 hesabın bulunduğu satırlarda evrak bilgileri kolonuna gelip F4 (Üst satırdan kopyalama) tuşunu kullanarak bu hesaplara aynı evrak bilgilerini kolayca bağlayabilirler. Yani tek satırdan girilen evrak detayı diğer tüm satırlara kopyalanarak işlem tamamlanır. Muhasebe fişininkayıt edilmesi unutulmamalıdır. Böylece muhasebe fişinin bütünü bir evraka bağlanmış olacaktır.
Ticari programlarımızla entegre çalışmayan ve yeni muhasebe fişi girişi yapacak kullanıcılarımız için 2 numaralı maddede anlattığımız işleyişler aynen geçerlidir. Burada yeni giriş yapılacağından KDV hesaplama/ayırma (Shift F1/F2) işlemlerinde 600 hesaba girilen evrak bilgileri 391 içinde geçerli olacaktır. Evrak detayındaki Bs-Ba’ya konu tutar otomatik olarak atanacaktır.
Muhasebe fişindeki “Fiş sihirbazı” ile işlem yapan kullanıcılarımız, fiş sihirbazının üst bölümünde yer alan bilgileri doldururlar ise bs-ba kayıtları otomatik oluşturulup fişe aktarılacaktır.
Ticari programlarımızla entegre çalışan kullanıcılarımızın muhasebe fişlerine ait evrak detaylarını otomatik oluşturabilmeleri mümkündür. Bunun için Kuruluş programının Sistem/Muhasebe parametreleri/Entegrasyon şekil parametreleri (096113) ekranına eklenen “Muhasebe fiş detayları otomatik oluşturulsun” seçeneğinin işaretli olması yeterlidir. Programlarımızda bu parametre varsayılan olarak işaretli olacaktır. Fiş detaylarının otomatik oluşturulmasını istemeyen kullanıcılarımızın, bu seçeneği kapatıp evrak detaylarını kendi kontrollerinde yapabilmeleri pek tabiî ki mümkündür.
Bir muhasebe fişi bir veya birden fazla evraka ait kayıtlardan oluşabilir. Bu durumda muhasebe fişinde ne tür evrakların yer aldığı incelenmek istenirse CTRL+C (Fiş evrak bilgileri) tuşlarına basılması yeterli olacaktır. Çünkü ilgili tuş muhasebe fişinin oluşumuna ait özet bilgiyi anında gösterecektir.
Genel Muhasebe/Yönetim menüsüne Muhasebe fiş detayları yönetimi (081011) başlıklı ekran eklenmiştir. Bu yönetim ekranı sayesinde muhasebe fişlerine ait girilen evrak detay kayıtları ayrıntılı olarak izlenebilecektir. Bu ekranda kullanıcılarımızın istedikleri fiş detay kayıtlarını silebilmeleri mümkündür. Silme işleminde muhasebe fişleri silinmeyecektir.
Programlarımızdaki Bs-Ba formlarının ekranlarına “Muhasebe fiş detaylarından bilgileri güncelle” butonu eklenmiştir. Böylece beyanname bilgileri, fiş detaylarından girilen bilgiler doğrultusunda otomatik oluşturulacaktır.