Firma tanımlama ve veritabanı açma

V12'de kullanıcılarımızın tek bir veri tabanı üzerinde birden fazla firma ile çalışabilmeleri mümkün olabilmektedir. Bunun için de öncelikle KUR9000 programından gerekli tanımlamaların yapılması gerekecektir. Bu anlamda Kuruluş programı tüm ürünlerin işleyişine yöne verecek bir mekanizma olarak düşünülebilir. İşte bizimde amacımız bu bölümümüzde, Series 9000 programlarını kullanmaya başlamadan önce, KUR9000 ile yapılması gereken hazırlıkları açıklamaya çalışmaktır.

Series 9000 programlarına firmalarınıza bilgilerini işleyebilmek için, öncelikle veri tabanını oluşturup veri tabanınızla ile ilgili bazı temel bilgileri programınıza girmeniz gerekecektir. Bu tanımlamalar yapılmadan çalışacağınız firmaları programınıza tanıtabilmeniz mümkün olmayacaktır. Bunun için programa girdiğinizde karşınıza gelecek ekranda gördüğünüz ve aşağıda açıklayacağımız alanlara girişler yapacaksınız.

Günün tarihi: Bu alana çalışma gününün tarihi girilmelidir. Eğer bu alanda görüntülenen tarih doğru değil ise, doğru tarihi gün/ay/yıl formatında bu alana siz girmelisiniz. Daha sonra, program içindeki tarih girişi alanlarına bu ekranda yer alan tarih otomatik olarak gelecektir.

Veri tabanı kodu: Series 9000 programlarını istediğiniz sayıda veri tabanı ve bu veri tabanını kullanan birden fazla firma ile çalışabilmeniz mümkündür. Bunun için; çalışılacak her veri tabanına maksimum 25 dijit uzunluğunda kodlar vermek gerekir. Açmakta olduğunuz veri tabanının kodunu bu alana girmelisiniz.

Çalışma yılı: Bu alana, günün tarihi alanından girmiş olduğunuz yıl otomatik olarak gelecektir. Biraz önce kodunu girdiğiniz veri tabanının (eğer daha önce açılmış bir veri tabanı var ise) başka bir yıla ait bilgilerine ulaşmak istiyorsanız, çalışılacak yılı kendiniz girmelisiniz.

Kullanıcı adı: Bu alana kullanıcı tanımlamaları programında yer alan SRV yani supervisorınızın kodu otomatik olarak gelecektir.

Giriş şifresi: KUR9000 ile Series 9000 programları üzerinde çok geniş yetkilere sahip olunacağından, bu programı sadece yetkili kişilerin kullanması gerekir. Bu yüzden, programa girmeden önce yetkili kişinin şifresi istenmektedir. Programınız sisteminize ilk yüklendiğinde master şifreniz Seri9000 dir. Bu şifre supervisor şifresidir. Master şifre değiştirilmek istenirse; KUR9000/Kuruluş/Kullanıcı Tanımlamaları programına girilip supervisorun şifresini değiştirmeniz gerekir. Doğru şifre girildikten sonra karşınıza tanımlayacağınız veri tabanına ilişkin onayınızı alacak ekran gelecektir.

Bu ekranda yer alan mesajlardan çık seçeneğini seçtiğinizde program işletim sistemine dönecek, yeni dosyalar yarat mesajını seçtiğinizde, o veri tabanı ile ilgili gerekli dosyalar yaratılıp veri tabanı tanıtım kartı ekranına geçilecek, devam mesajını seçtiğinizde ise, başka bir veri tabanı seçimi için, veri tabanı kodu alanına geri dönülecektir.

Yeni dosyalar yarat mesajı seçildikten sonra karşınıza veri tabanı tanıtım kartı başlıklı bir ekran gelecektir. Bu ekrandan çalışılacak veri tabanına ait tanıtım bilgileri girilir. KUR9000 ile veri tabanınıza ait bilgileri girilmeden, Series 9000 programlarıyla çalışmalarınıza başlayamazsınız. Şimdi bu bilgilerin neler olduğunu incelemeye başlayalım.
Kodu: Önceki ekrandan girmiş olduğunuz firma kodu bu alanda otomatik olarak yer alacaktır.

Veri tabanı kodu: Önceki ekrandan girmiş olduğunuz veri tabanı kodu bu alanda otomatik olarak yer alacaktır.

Veri tabanı adı: Çalışacağınız veri tabanının adını bu alana girmelisiniz.

Şube no: Programlarınız ile merkez ve şubeler arasında online veri alış-verişi yapılacaksa, her şube, bu alana merkez tarafından kendisine tahsis edilen şube numarasını girmelidir. Merkez olarak görülen firma ise, şube numarası olarak sıfır 0 girmek zorundadır. Girilen şube numaraları veri transferinde kayıt yapısının başına getirilecek ve şubelerden merkeze veri transferi yapıldığında, merkeze gelen kayıtların hangi şubeye ait olduğu anlaşılabilecektir.

Online kullanım: Mevcut şubeleriniz ve merkeziniz arasında belli periyotlarla haberleşmeniz (ruther- modem ile) var ise, bu alanda satır sonu butonunu tıklamalı ve açılacak olan pencereden evet seçeneğini seçmelisiniz. Burada eveti seçmeniz durumunda programınız belli aralıklarla şubedeki servera bakacak ve -varsa- bilgiyi merkeze aktaracaktır. Online kullanım alanı hem merkez, hem de şubelerin şirket tanım kartlarında evet olarak seçilmelidir.

Bağlı şube var mı?: Yukarıda anlattığımız online kullanımın gerçekleşebilmesi için merkez dışında şube ya da şubelerin olması gerekir. Bu alanda satır sonu butonunu tıklayarak açılacak olan pencereden evet demeniz durumunda online kullanım için söz konusu şube ya da şubelerinizin olduğunu belirtmiş olursunuz.

Online Kullanım Hakkında...
Merkez ve şubeler arasında online veri alış-verişini sağlamak üzere ONL9000 adı altında bir program geliştirilmiştir. Bu program diğer 9000 serisi programlarının bulunduğu (örneğin MIS9000, KUR9000, MRP9000 gibi) directorye yüklenir. Daha sonra KUR9000'in veri tabanı tanıtım kartından yukarıda açıklamaya çalıştığımız şube no, bağlı şube var mı, online kullanım ve biraz sonra açıklayacağımız merkez yol adı parametreleri tanımlanır. Bu tanımlamalardan sonra KUR9000, Series 9000 programlarının yüklendiği yolun altında ONLINE isimli bir directory açacak ve içine üç tane database dosya yaratacaktır. Bunlar; merkeze gidecek bilgilerin yükleneceği MERKEZ, şubeden gelen bilgilerin yükleneceği SUBE ve o lokasyonda yapılan değişikliklerin konulacağı SELF isimli dosyalardır. Ayrıca KUR9000'in Kuruluş/Veri Dosyaları Merkez-Şube İlişki Parametreleri bölümünden merkez ile şubeler arasında olacak veri alışverişinin yönü tespit edilmelidir.

Ana döviz: Çalışacağınız veri tabanında çoklukla kullanılan döviz cinsi hangisi ise, ilgili döviz cinsini bu alanda belirteceksiniz. Çoklukla kullanılan döviz cinsi dedik çünkü programlarınızda dilediğiniz stokların veya carilerin (buna satıcı, müşteri, banka, personel… Vb. dâhildir) hareketlerini farklı döviz cinsleri ile de takip edebilirsiniz. Bunun için orijinal döviz cinsi seçimi yapılması gerekir (Bkz. Sistem/Muhasebe Parametreleri/Grup Parametreleri). Ana döviz ise, orijinal döviz seçimi yapılmadığında geçerli olacak döviz cinsidir.

Alternatif döviz: Ana döviz haricinde hareketlerinizi hangi döviz cinsi ile görmek istiyorsanız, ilgili alternatif döviz cinsini bu alanda seçeceksiniz. Alternatif döviz cinsi seçilip, bu döviz cinsine ait günlük kurlar düzenli olarak girilirse, programlara işlenen tüm hareketler alternatif döviz cinsi bazında da takip edilebilir. Buna MUHASEBE modülünde yer alan mizanlar da dahildir. Ancak alternatif döviz seçebilmek için dövizli kullanım var mı alanında evet tanımlaması yapılmış olmalıdır.

Merkez server adı ve merkez veri tabanı kodu: Merkez ve şubeleriniz arasında online veri alış-verişi varsa, şubeler tarafından, merkezde programlarınızın yüklendiği directory ismi (path) bu alana girilecektir. Örneğin; H:\MERKEZ\MIS9000 gibi. Merkez olarak tanımlanan firma bu alanı boş bırakmalıdır.

F10 pencerelerinde gizlensin mi?: Series 9000 programlarında birden fazla firma tanımlayıp, bu firmalar ile çalışılması mümkündür. Bu firmaların tanıtım kodlarının F10 ekranlarında, özellikle "Programlara giriş ekranındaki firma kodu alanında" gizlenmesini istiyorsanız bu parametrenin başında yer alan kutucuğu işaretlemeniz yeterli olacaktır, aksi durumda böyle bir gizlilik söz konusu olmayacaktır.